Eén ruimere auto in het wagenpark komt vaker van pas dan je vooraf denkt

Wagenparkbeheerders kiezen bij uitbreiding meestal de auto die het vaakst nodig is. Dat is verstandig, want een vloot van dezelfde wagens is makkelijk te beheren en te vervangen. Wat daarbij ontstaat, is een vloot die precies past bij de gemiddelde dag en niet bij de uitzondering. En de uitzondering komt vaker langs dan de planning laat zien. Een klant die met drie man wordt opgehaald, materiaal dat mee moet naar een beurs, een collega die een aanhanger nodig heeft. Op die momenten heb je een andere auto nodig.

De uitzondering staat niet in de bezettingscijfers

In een overzicht van ritten en kilometers valt een ruimere auto niet op, omdat hij per week weinig meters maakt. Wat er niet in staat, is hoe vaak iemand een oplossing heeft geïmproviseerd. Twee auto’s laten rijden waar één had gekund, een huurbus voor een dag, of een medewerker die zijn eigen wagen inzet. Vraag dat een keer na bij de mensen die het werk plannen, want die weten precies hoeveel keer per maand het schuurt. Bij een installatiebedrijf bleek dat neer te komen op zes keer per maand, waarvan de helft met een gehuurde bus werd opgelost. Niemand had dat geteld.

Een grotere auto vraagt om afspraken over wie hem rijdt

Zodra een wagen door meerdere mensen wordt gebruikt, verandert het beheer. Wie hem reserveert, wie hem schoon achterlaat en bij wie de schade terechtkomt, zijn vragen die je beter vooraf beantwoordt dan na het eerste incident. Een Skoda Kodiaq lease zakelijk traject opzetten is daarmee net zo goed een organisatorische keuze als een keuze voor een model. Leg de reservering bij één persoon en het onderhoud bij dezelfde plek als de rest van de vloot. Spreek daarbij af dat de wagen leeg wordt ingeleverd, want een deelauto vol met andermans materiaal is binnen twee maanden niemands auto meer.

De kilometrage van een deelauto schat je anders in

Bij een auto met één vaste bestuurder weet je binnen een maand hoeveel hij rijdt. Bij een wagen die door meerdere collega’s wordt gebruikt, is dat lastiger, want de ritten komen uit verschillende hoeken en niemand houdt het totaal bij. Reken daarom met de optelsom van de ritten die je nu improviseert, en niet met een gemiddelde. Bij full operational lease zakelijk lopen onderhoud, reparaties, banden, wegenbelasting en pechhulp mee in het bedrag per maand, en lever je de wagen aan het einde van de looptijd weer in.

Waar het bij zo’n extra auto op neerkomt

Tel eerst hoe vaak je het afgelopen halfjaar iets hebt moeten regelen, omdat de vloot niet paste. Kijk daarna welke van die situaties met één ruimere wagen waren opgelost en welke niet. Blijft er een handvol over, dan is dat te weinig. Blijkt het maandelijks te spelen, dan verdient die auto zichzelf terug in de uren die je er niet meer aan kwijt bent. Spreid de einddatum vervolgens zo dat hij niet samenvalt met de rest van je contracten.